Cómo crear un plan B para bautizos y eventos al aire libre

Con la llegada de la primavera se intensifica la celebración de eventos y actos familiares. De este modo, comienza la temporada de bautizos, comuniones, bodas y eventos familiares. También es posible encontrar nuevas localizaciones al aire libre para cumpleaños infantiles. Sin embargo, más allá de la evidente belleza que caracteriza a un entorno natural, existen variables que no es posible predecir cuando un evento se programa con semanas de antelación.

Por ello, en la organización de un bautizo o una fiesta familiar al aire libre, es esencial tener un plan B. Es decir, una hoja de ruta alternativa que permita adaptar la celebración a un cambio de circunstancias.

1. Una carpa o un espacio interior: claves para hacer frente a la lluvia

La imagen de un día lluvioso parece incompatible con la celebración de un evento al aire libre. Por ello, conviene anticipar esa posibilidad para encontrar la mejor solución. Una carpa que tenga un montaje sencillo puede convertirse en el recurso ideal. Si el evento se celebra en un jardín, también puede ser posible trasladar el evento al interior del hogar o del local que se contextualiza en ese ámbito.

2. Infraestructura deseada para potenciar el bienestar de los invitados

Existen distintos factores que conviene considerar en la elección de la localización ideal. Por ejemplo, es recomendable que el espacio al aire libre esté perfectamente conectado con zonas de aparcamiento o con la ruta de distintas líneas de transporte urbano. En un evento al aire libre también es recomendable contar con zonas de sombra y, por supuesto, con baños.

3. Contratar a un organizador de eventos

Si quieres crear un plan B, actúa de manera proactiva. Haz un diagnóstico con todos los incidentes y variables principales que pueden producirse en ese contexto. Para elevar el nivel de atención al detalle desde una perspectiva profesional, tienes la posibilidad de contratar los servicios de un organizador de eventos con experiencia en la planificación de bautizos y fiestas al aire libre. Ten en cuenta que un perfil cualificado puede convertirse en un verdadero aliado. Es decir, es una figura de apoyo que ofrece la confianza necesaria para resolver cualquier imprevisto.

4. Crea un plan B para entretener a los niños

El plan B pone el foco en distintos aspectos. Por ejemplo, el evento debe contar con una programación especial adaptada a los niños que asisten a la celebración. El toque infantil debe estar presente en el menú, la decoración o la oferta de entretenimiento.

5. Haz un seguimiento de las invitaciones

Es muy importante que el número de invitados se adapte perfectamente al espacio exterior en el que se va a desarrollar el evento. Pero ten en cuenta que los asistentes tal vez se trasladen a una estancia interior si llueve o hace frío. En consecuencia, haz un seguimiento de la lista de invitados. Mantén el contacto con aquellos que están pendientes de confirmar o ten en cuenta que es posible que algunas personas cancelen su asistencia en el último momento si les surge algún imprevisto importante.

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